Гост 28388 89 скачать

У нас вы можете скачать гост 28388 89 скачать в fb2, txt, PDF, EPUB, doc, rtf, jar, djvu, lrf!

Для включенных в УД документов в визуальной форме, выполненных автоматизированным способом, допускается проставлять подпись лица, ответственного за нормоконтроль этого документа на поле подшивки УД, рядом с обозначением документа, при этом в самом документе подпись нормоконтролера не проставляют.

Допускается изменять размер граф в зависимости от конкретного способа выполнения УД. В ведомости МНЗ могут быть указаны следующие сведения о томе: Допускается указывать другие необходимые сведения, например длину блока, число блоков, формат записи и т. МНЗ хранят в службе хранения ДМ - магнитотеке см. Магнитные носители без записи также могут храниться в магнитотеке. Магнитные носители без записи. При приеме в магнитотеку МН проверяют состояния упаковки и наличие сопроводительной документации.

Каждому принятому на хранение МН присваивают инвентарный номер. Рекомендуется МН хранить раздельно по видам носителей данных в порядке возрастания инвентарных номеров. Для каждого вида МН рекомендуется вести отдельную книгу. Магнитные носители с записанными документами. Все МНЗ, поступившие на хранение в магнитотеку, подлежат учету.

Структура архивного обозначения МНЗ определяется системой построения магнитотеки. Например, архивное обозначение МНЗ может включать: Карточку учета оформляют на каждый МНЗ. Если один документ записан на нескольких томах, то на каждый том также оформляют отдельную карточку учета. Все МНЗ хранят в соответствии с принятой на предприятии структурой магнитотеки.

Хранение может быть организовано по возрастанию архивных обозначений МНЗ или по другим поисковым признакам.

Рекомендуется хранить МНЗ раздельно по видам носителей данных. Для обеспечения надежной сохранности рекомендуется МНЗ, содержащие подлинники, дубликаты и копии, хранить отдельно, например, в разных шкафах, помещениях. Срок хранения МНЗ устанавливает предприятие-владелец тома исходя из гарантийных сроков хранения и эксплуатации, предусмотренных НТД для конкретного вида МН при условии соблюдения требований по хранению и эксплуатации. Ведомости МНЗ хранят в магнитотеке в папках альбомах в соответствии с системой учета, хранения и поиска, принятой на предприятии.

Все подлинники, дубликаты и копии ДМ, принимаемые на хранение, подлежат учету. Подлинники, дубликаты, а также полученные от других организаций копии ДМ регистрируют в инвентарной книге, выполненной по форме, установленной ГОСТ 2. Графы инвентарной книги заполняют в соответствии с их наименованием, за исключением граф "Кол. Рекомендуется вести отдельные инвентарные книги для учета подлинников, дубликатов и полученных от других организаций копий ДМ.

К каждому принятому на учет ДМ присваивают один инвентарный номер независимо от числа томов, на которых он размещен. ДМ учитывают по карточкам учета ДМ. На каждый ДМ составляют карточку учета ДМ формы 5, 5а, 5б, 5в и их заполнение по приложению 9.

Дубликаты ДМ изготавливает предприятие-держатель подлинников с подлинников или учтенных копий ДМ. Допускается изготовление дубликатов ДМ на предприятии-держателе дубликатов по согласованию с предприятием-держателем подлинника. Изготовление дубликатов с подлинников, утвержденных заказчиком основным потребителем , допускается только по согласованию с заказчиком основным потребителем. Восстановленный дубликат ДМ сохраняет прежнее обозначение и инвентарный номер.

Копии ДМ, изготовленные на предприятии, учитывают по инвентарным номерам, присвоенным их подлинникам или дубликатам копиям, полученным от других организаций , и отдельно в инвентарных книгах не регистрируют. На предприятии могут храниться контрольные и рабочие копии ДМ. Контрольная копия служит для справок или сверки документов, может использоваться для восстановления подлинника и изготовления дубликатов и копий.

Контрольные копии хранят отдельно от других копий и абонентам не выдают. Учет выдачи и возврата рабочих копий ведут по карточкам учета МНЗ форма 4а приложения 9 или по абонентским карточкам формы 6, 6а приложения 9. Допускается оформлять выдачу копий по распискам форма 7 приложения 9.

Копии ДМ, полученные от других организаций, хранят отдельно от других копий, систематизировав их по организациям или по изделиям. Учет подлинников, дубликатов и копий ДМ рекомендуется проводить автоматизированным способом.

Пришедшие в непригодность подлинники ДМ должны быть восстановлены. Восстановление подлинника ДМ осуществляют путем перезаписи ДМ. Восстановление оформляют соответствующим актом, в котором указывают: При восстановлении подлинника ДМ: Восстановленный подлинник ДМ сохраняет прежнее обозначение и инвентарный номер. Извещение об изменении извещение выполняют в визуально воспринимаемом виде. Содержание изменения может быть выполнено на МН.

Изменение ДМ можно осуществлять путем замены документа в целом или его фрагмента. При замене документа в целом изменяемый документ аннулируют. Измененному ДМ присваивают новый инвентарный номер. Новый инвентарный номер можно образовать из старого, например добавлением к нему через дефис порядкового номера замены: При замене фрагмента ДМ изменения могут быть внесены путем перезаписи изменяемого фрагмента ДМ, при этом инвентарный номер ДМ не изменяют.

Изменения в копии ДМ, выполненные в визуально воспринимаемом виде, вносят автоматизированным способом или вручную. При замене документа в целом, в извещении, в графе "Содержание изменения" указывают вид носителя данных, например: При замене занимающего отдельный том фрагмента документа, в извещении, в графе "Содержание изменения" указывают номер тома, например: Х, том 2, изм.

Допускается в графе "Содержание изменения" указывать срок хранения аннулированного ДМ либо давать указание об его уничтожении. Если содержание изменения выполнено на МН, данный МНЗ прикладывают к извещению, в котором указывают, что информация об изменении представлена в приложении к извещению. При этом содержание изменения на МН должно быть выполнено в соответствии с требованиями, предъявляемыми к ДМ, и сопровождаться ведомостью МНЗ.

Все извещения подлежат учету в книге регистрации извещений об изменении форма 8 приложения 9. Допускается использовать форму книги регистрации извещений об изменении, установленную в ГОСТ 2. Если содержание изменения выполнено на МН, то в книге регистрации извещений, в графе "Примечание" указывают вид носителя данных, на котором оно выполнено. Сведения о внесении изменений в ДМ заносят в карточку учета ДМ, где проставляют инвентарный номер ДМ в соответствии с п.

При наличии аутентичных копий и вторичных документов в графе "Содержание изменения" рекомендуется приводить соответствующие указания об их изменении. ДМ аннулируют на основании извещения в следующих случаях: Допускается аннулирование ДМ не переписывать в архив аннулированных документов, оставляя их на прежнем МНЗ до перекомпоновки находящегося на нем состава документов.

Документы одинаковые по содержанию и различные по формату и или кодам данных, и или структуре. Аутентичные документы могут быть выполнены на одинаковых или разных видах носителя данных, в визуальной или невизуальной форме. Документ какого-либо вида, полученный путем обработки с помощью программно-информационных средств из документа другого вида виды документов по ГОСТ 2. Несколько вторичных документов разного вида могут быть получены из одного первичного документа.

Один вторичный документ может быть получен из нескольких первичных документов разного вида. Документы одинаковые по содержанию, которые выполнены в одинаковых форматах и кодах и как правило, на одном и том же виде носителя данных. Документ какого-либо вида, полученный в результате разработки проектирования , который может быть использован как исходный для получения с помощью программно-информационных средств документов другого вида вторичных документов.

Виды документов - по ГОСТ 2. Съемная физическая единица запоминающей среды например, катушка с магнитной лентой, гибкий магнитный диск. Инструкция по применению является руководством для пользователя ДМ по использованию ДМ в конкретных процессах. Если сведения по применению ДМ приведены в других документах комплекта документов, то инструкцию не выполняют. Инструкции присваивают обозначение по правилам, установленным конкретной системой документации для документов вида "Инструкция Обозначение инструкции по применению ДМ или документа, ее заменяющего, указывают в ИПХ в группе атрибутов "Внешние ссылки".

Инструкцию выполняют на листах формата А4 по правилам оформления текстовых документов той системы документации, в которой оформляется комплект документов. Инструкция в общем случае содержит следующие разделы: В зависимости от особенностей ДМ допускается объединять или исключать отдельные разделы, вводить новые разделы.

В разделе "Идентификация ДМ" проводят структуру имен файлов, содержащих ДМ, и может быть указана связь между идентификатором файла и обозначением документа если она имеется. В разделе "Структура данных ДМ" описывают синтаксис и семантику представления данных в ДМ или приводят ссылки на соответствующие документы стандарты, инструкции и т.

В разделе "Применение ДМ" излагают правила применения ДМ для конкретных процессов, указывают технические и программные средства, необходимые для применения ДМ. В разделе "Внесение изменений" указывают устанавливаемый порядок внесения изменений в ДМ для тех случаев, когда эти изменения должен вводить в ДМ непосредственно потребитель документа на основе передаваемых отдельно содержаний этих изменений.

В разделе указывают перечень необходимых технических средств и приводят ссылки на программно-информационные средства, которыми следует пользоваться при реализации процедуры внесения изменений. В разделе "Вторичные документы" указывают возможный состав вторичных документов, которые могут быть получены дополнительно на основе ДМ.

Здесь же приводят требования к техническим средствам и ссылки на программно-информационные средства, с применением которых эти документы могут быть получены. Этикетка состоит из двух частей. В первой части этикетки указывают обязательную информацию, во второй части - дополнительную информацию. Информацию обязательной части рекомендуется размещать в две строки. Если на первичной упаковке МН недостаточно места для размещения рядом двух частей, то вторую часть размещают на имеющемся свободном месте.

Число граф и строк второй части определяется количеством информации, которую необходимо указать, и наличием места на первичной упаковке для ее размещения. Во второй части этикетки могут быть указаны сведения, необходимые для организации учета, хранения и обращения МНЗ на предприятии. Пример оформления этикетки с обязательными сведениями и варианты их размещения приведены на черт. Форма этикетки при наличии дополнительных сведений приведена на черт. Примеры расположения этикетки на различных МН приведены на черт.

Расположение этикетки на катушках с магнитной лентой шириной 12,7 мм и длиной и м. Расположение этикетки на кассетах с магнитной лентой шириной 3,81 мм.

Расположение этикетки на защитной упаковке гибкого магнитного диска. СТД с помощью средств механизации и автоматизации обеспечивает учет, хранение, размножение, обращение и обмен с внутренними и внешними абонентами технической документации на любых видах носителей данных магнитных, бумажных, микроформах и т.

СТД в зависимости от структуры предприятия, объемов и методов обработки технической документации может выполнять следующие основные функции: Рекомендуемая структура СТД предприятия приведена на черт. СТД может включать службы: Планово-диспетчерская служба выполняет работу по планированию и диспетчерованию всех видов работ по номенклатуре СТД и входящих в нее служб, составление планово-экономической и финансово-бухгалтерской отчетности и т.

Технологическая служба осуществляет контроль за соблюдением технологических процессов изготовления документов на носителях данных различного вида, обеспечивает внедрение прогрессивной технологии и оборудования, представляет проекты и технические решения, организует работу по реконструкции производственных участков СТД, монтажу и демонтажу оборудования. Служба ремонта оборудования обеспечивает работоспособность технических средств, применяемых на производственных участках СТД.

Служба типографских и копировально-множительных работ обеспечивает размножение и тиражирование технической документации средствами репрографии и оперативной полиграфии. В ее состав могут входить службы: Служба оперативного размножения технической документации может включать электрографический, светокопировальный, реперфорационный и другие копировально-множительные участки, а также машинописное бюро.

Служба типографских и переплетно-брошюровочных работ может включать производственные участки, обеспечивающие полный цикл редакционно-издательского и полиграфического производства.

Служба микрографии и репрографии может включать микрографический, репрографический участки и фотолабораторию. Служба обработки технической документации СОТД обеспечивает учет, хранение, изменение и обращение технической документации на носителях данных различного вида.

Работу в указанных службах рекомендуется вести с применением средств и методов механизации и автоматизации. Служба учета и передачи документации может включать следующие участки: Служба изменения документации может включать участки внесения изменений в подлинники и копии документов. Служба формирования, обращения и хранения документации может включать следующие участки: В состав автоматизированной службы технической документации АСТД могут входить: Конкретную структуру, функциональные обязанности служб СТД и их взаимодействие устанавливает предприятие.

Структура службы технической документации. Автоматизированная служба технической документации. АСТД в зависимости от структуры предприятия и объема документации, находящейся в обращении, может входить в состав СТД в качестве самостоятельной службы или непосредственно входить в состав СОТД.

АСТД может осуществлять работу на средствах вычислительной техники как СТД, так и вычислительного центра, либо других подразделений предприятия. Магнитотека может включать службы, обеспечивающие выполнение всего комплекса работ по учету, хранению, тиражированию и обращению ДМ.

Организация магнитотеки и порядок приема ДМ на хранение приведены в последующих разделах данного приложения. Служба по внедрению разработке и сопровождению методов и средств автоматизированного ведения документации. Служба может обеспечить выполнение следующих работ: Служба обеспечения функционирования БДТД.

Справочно-поисковый аппарат магнитотеки предусматривает использование технических и программных средств, обеспечивающих обработку ИПХ ДМ. Если на томе записано несколько ДМ, то соответствующие им атрибуты ИПХ могут быть записаны одним файлом, который размещают до или после всех файлов с ДМ. Подлинники, дубликаты и копии ДМ хранят на разных томах; - содержания изменений документов, выполненных в виде ДМ; - аннулированных ДМ; - МН без записи. Для записи ДМ рекомендуется использовать МН, гарантийный срок хранения которого не истек к моменту записи.

Передаваемые в магнитотеку ДМ рекомендуется записывать на ДМ магнитотеки. Порядок приема документов на магнитных носителях данных в службу технической документации. Оригинал или подлинник ДМ, выполненный в соответствии с требованиями данного стандарта, передают в СТД. Вместе с ДМ передают: Например, информация для учета и обращения ДМ: Эти сведения могут быть представлены в виде форм, разработанных предприятием.

При приеме в магнитотеку ДМ, ведомости МНЗ и других сопроводительных документов выполняют следующие работы: Подлинник, дубликат и контрольную копию ДМ изготавливают, как правило, на магнитных носителях магнитотеки.

Если при проведении входного контроля получен отрицательный результат, то следует принять необходимые меры для устранения ошибок, после чего входной контроль повторить. При положительном результате входного контроля изготовляют и контролируют необходимое число экземпляров ДМ и изготовление ведомостей МНЗ с магнитных носителей, содержащих подлинник, дубликат и копии принятого ДМ. Изготовленные МНЗ, их ведомости МНЗ и сопроводительные документы, подписанные в установленном порядке, передают в магнитотеку.

Все изготовленные МНЗ должны иметь этикетку. При внесении изменений порядок проведения работ аналогичен приведенному в пп. При этом извещения об изменении регистрируют в книге регистрации изменений. Указанные работы фиксируют в журнале проверок и регламентных работ. Журнал может содержать следующие графы: В случае отрицательного результата профилактического контроля предприятие-владелец тома решает вопрос о необходимости восстановления конкретного ДМ, находящегося на данном томе.

По результату профилактического контроля устанавливают очередной срок его проведения. Профилактический контроль МНЗ рекомендуется проводить через каждые 6 мес, начиная со дня поступления МНЗ в магнитотеку. В технически обоснованных случаях срок проведения профилактических работ может быть изменен. ДМ передают потребителю в виде дубликатов копий на МН или по каналам связи. Вид МН и условия передачи устанавливают в соглашении между передающим и принимающим предприятиями. Передачу ДМ оформляют приемосдаточным актом и или по описи форма 9 приложения 9 или протоколом приема-передачи по каналу связи.

Передача ДМ потребителю может быть произведена в виде идентичных или аутентичных дубликатов копий ДМ как на магнитных, так и немагнитных носителях данных, что должно быть установлено в соглашении между предприятиями. В соглашении между передающим и принимающим ДМ предприятиями оговаривают условия, на которых разрешается его тиражирование например, для внутреннего использования, для поставок в составе эксплуатационной документации, разрешено тиражирование ограниченного числа экземпляров, тиражированию не подлежит и др.

Условия и порядок передачи программно-информационных средств для получения вторичных документов или преобразования ДМ в визуальную форму если на них есть ссылка в комплекте документов оговаривают особо. В результате автоматизированного проектирования изделия может быть получен ДМ, содержащий данные об изделии, необходимые для изготовления и или контроля, и или эксплуатации, и или ремонта изделия. Из такого ДМ посредством обработки с помощью программно-информационных средств могут быть получены один или несколько конструкторских документов различного содержания, вторичных по отношению к данному ДМ.

Вторичные документы могут быть выполнены на носителях данных разного вида магнитные, перфоносители, бумага, микроформы и др. Обозначение и наименование вторичным документам присваивают в соответствии с ГОСТ 2. Вторичные документы записывают в спецификацию и в ведомость эксплуатационных документов в соответствии с ГОСТ 2. Допускается записывать вторичное документы в ведомость документов на носителях данных ВН , которой присваивают обозначение по ГОСТ 2. Основную надпись выполняют по ГОСТ 2.

Запись документов в ВН производят в порядке возрастания присвоенных обозначений. Кроме того, могут быть указаны дополнительные сведения, необходимые для однозначной связи с первичным ДМ, например, идентификатор файла, содержащего первичный ДМ, порядковый номер изменения и или контрольная характеристика первичного ДМ.

На вторичных документах, выполненных в виде машинограмм, указывают следующие атрибуты: При наличии указанных атрибутов подлинные подписи на машинограммах не проставляют. Атрибуты размещают на первом листе над основной надписью для листов формата А4 или слева от нее для листов формата A3 и более. При наличии титульного листа обозначение и номер изменения первичного документа, с которого получен данный документ, размещают в поле 5 по ГОСТ 2.

Для организации учета и обращения вторичных документов на носителях данных, которые выпускает предприятие-изготовитель для изготовления изделий например, ДМ или документы на перфоносителях , допускается эти документы включать в ВН BН, ВН1, BН2 и т. Эту ВН выпускает предприятие-изготовитель с обозначением изделия, для которого эти документы предназначены. При этом возможны следующие варианты включения указанной ведомости в спецификацию: Такая запись означает, что подлинник ВН и подлинники включенных в нее документов разрабатывает, хранит и сопровождает организация, код которой указан в графе "Примечание" спецификации;.

В подлинники и дубликаты спецификации эти ВН не включают, предприятию-держателю подлинника не высылают и не сообщают о введении их в копии спецификация.

Вторичные документы, включенные в эти ВН, допускается не подписывать не выпускать УД , если в графах основной надписи ВН указаны фамилия и подпись лица, их изготовившего, и дата изготовления. Допускается в такие ВН вносить инструкцию по применению указанных в ВН документов и другие документы. Инструкцию записывают в первой строке ВН, а в графе "Примечание" указывают форматы этих документов.

Возможны другие варианты учета вторичных документов, определяемые структурой конкретного производства и СТД. В условиях выпуска документов автоматизированным способом, в том числе и на МН, нормоконтроль следует перенести с завершающего этапа разработки документации на этапы разработки, настройки и приема в эксплуатацию программно-информационных средств для автоматизированного выпуска документации. На этих этапах нормоконтролер проверяет участвует в разработке, настройке, приеме в эксплуатацию: Нормоконтролер несет ответственность за соблюдение в программно-информационных средствах автоматизации проектирования и выпуска документации требований НТД наравне с разработчиками.

Документы, выполненные с помощью программно-информационных средств, принятых по п. В случаях, когда ДМ получен с помощью программно-информационных средств, не переданных в эксплуатацию, или, при необходимости, нормоконтроля документа на завершающем этапе его разработки, на нормоконтроль могут быть предъявлены: МНЗ с оригиналом подлинником документа нормоконтролю не подлежит.

Приложение содержит форму сопроводительного документа МНЗ форма 2 , формы для учета и обращения ДМ и МНЗ формы и форму ведомости документов на носителях данных форма Приведенные формы могут быть использованы для ручного, полуавтоматизированного и автоматизированного способов ведения учета и получения учетных и сопроводительных документов.

При восстановлении подлинника ДМ или аннулировании рекомендуется вычеркивать всю информацию об этом документе из ведомости МНЗ, на котором он находился, и делать отметку о восстановлении аннулировании. Остальные графы заполняют в соответствии с их наименованием. Карточка учета МНЗ лицевая сторона первого листа. Карточка учета МНЗ оборотная сторона первого и последующих листов. Карточка учета МНЗ лицевая сторона последующих листов. Заполнение карточки учета МНЗ.

В карточке учета МНЗ формы 4, 4а, 4б указывают: N" - соответственно тип, длину ленты в катушке или емкость магнитного диска, заводской номер МН; - в графе "Срок хранения" - дату истечения гарантийного срока хранения МН; - в графе "N акта, дата списания" - дату и номер акта, согласно которому списывают МН, пришедший в негодность; - в графе "Дата создания" - дату первой записи на МН; - в графе "Идентификатор тома" - имя тома.

В пределах одного предприятия идентификаторы томов не должны повторяться; - в графе "Код системы" - код операционной системы, с помощью которой произведена запись; - в графе "Основание" - обозначение документа, на основании которого выдают МНЗ; - в графе "Кол. Карточка учета ДМ лицевая сторона первого листа. Карточка учета ДМ оборотная сторона первого листа. Карточка учета ДМ лицевая сторона второго и последующих листов. Карточка учета ДМ обратная сторона второго и последующих листов.

Заполнение карточки учета ДМ. В карточке учета ДМ форма 5 указывают: N" - инвентарный номер подлинника против символа "П" , дубликата против символа "Д" ; - в графе "Дата" - дату поступления подлинника дубликата в СТД; - в графе "Вид МН" - код вида МН, на котором выполнен подлинник документа см.

П, КК, К" - соответственно архивные обозначения МНЗ, на которых записаны подлинник, контрольная копия и копия документа может включать и номер файла, которым записан документ.

Если ДМ расположен на нескольких томах, то их архивные обозначения записывают друг под другом, а в графах "П, КК, К" указывают номер тома и соответствующее ему архивное обозначение МНЗ с подлинником, контрольной копией и копией ДМ. Допускается номера томов и обозначение МНЗ указывать в строку через запятую; - в графе "Новый инв. N" - инвентарный номер нового подлинника ДМ, полученного в результате замены документа по извещению об изменении. Если при внесении изменений документы были записаны на другие МН, то обозначения этих МНЗ указывают в графах "П, КК, К" в той же строке, в которой записаны сведения о соответствующем изменении.

Для учета копий в карточке учета ДМ форма 5а указывают: При наличии полностью заполненной лицевой или оборотной стороны карточки учета ДМ по формам 5 и 5а последующую аналогичную информацию заносят в новые бланки данных форм, присваивая им номера листов 1. Порядок выполнения и обращения Дата актуализации: Порядок выполнения и обращения Обозначение: ГОСТ Обозначение англ: Порядок выполнения и обращения Название англ.: Documents of magnetic media.

Order of realization and circulation Дата добавления в базу: Стандарт распространяется на конструкторские, прораммные, технологические и другие проектные документы. Выполняемые на магнитных носителях данных. Стандарт устанавливает независимые от конкретного способа обмена и обработки требования к выполнению документов на магнитных носителях ДМ , а также общие правила учета, хранения, внесения изменений и обращения ДМ Оглавление: Правила выполнения 8 Учет и хранение магнитных носителей 9 Учет подлинников, дубликатов, копий 10 Восстановление подлинников 11 Правила внесения изменений Приложение 1 Термины и пояснения Приложение 2 Инструкция по применению документов на носителях данных.

Правила выполнения Приложение 3 Примеры оформления и расположения этикетки Приложение 4 Служба техническлй документации и обращение документов на магнитных носителях данных Приложение 5 Профилактический контроль Приложение 6 Порядок передачи дубликатов копий документов на магнитных носителях данных потребителю Приложение 7 Особенности включения документов на магнитных носителях данных в состав комплекта документов, выполненных по ЕСКД Приложение 8 Нормоконтроль Приложение 9 Формы и правила заполнения Утверждён: