Гост исо 15489-1-2007 скачать

У нас вы можете скачать гост исо 15489-1-2007 скачать в fb2, txt, PDF, EPUB, doc, rtf, jar, djvu, lrf!

Необходимо, чтобы документ был защищен от несанкционированного изменения. Политика и процедуры управления документами должны указывать, какие дополнения или изменения могут быть применены к документу после его создания, при каких обстоятельствах дополнения или изменения могут быть разрешены и кто уполномочен сделать это.

Любые санкционированные изменения, добавления или удаления в документе следует четко обозначать и контролировать. При воспроизведении он должен отражать связь с деловой деятельностью или операцией, в результате которой он был создан. Контекстные ссылки документов должны нести информацию, необходимую для понимания операций деловой деятельности, в которых эти документы были созданы и применялись. Должна быть предоставлена возможность идентифицировать документ в широком контексте деловой деятельности и функций.

Связи между документами, фиксирующие последовательность действий, должны быть сохранены. Стратегия управления документами основывается на разработке и внедрении в практику работы принципов политики, процедур и правил документирования, а также на проектировании и внедрении систем управления документами, соответствующих текущим потребностям организации и нормативной среде.

Принятая организацией стратегия управления документами собственной деловой деятельности должна определять, какие документы, когда, как и где следует включать в систему управления документами. Стратегия внедрения соответствующей системы управления документами может включать в себя: Стратегия управления документами должна быть документально зафиксирована в соответствующем плане, например в стратегическом плане по управлению информацией, который должен входить в состав планово-финансовой документации организации.

Информационные системы, прикладные программы и коммуникационные системы, а также поддерживаемые ими процессы деловой деятельности следует проектировать, модифицировать или перепроектировать так, чтобы в процессе повседневной деловой деятельности это не мешало созданию соответствующих документов как составной части системы управления документами. Система управления документами должна: Показатели надежности системы управления документами должны быть документально зафиксированы путем создания и сохранения документов, регламентирующих порядок работы данной системы.

Эти документы должны подтверждать соответствие данной системы управления документами критериям перечислений а -е. Система управления документами должна реагировать на изменения потребностей деловой деятельности, но любые изменения в системе не должны влиять на характеристики документов, включенных в нее. Перемещение документов из одной системы управления документами в другую следует проводить таким образом, чтобы не оказывать неблагоприятного воздействия на характеристики документов.

Уничтожение документов и их засекречивание должны быть санкционированы. Такой контроль может осуществляться внутри самой системы управления документами или быть внешним по отношению к конкретной системе. В отношении электронных документов организация должна иметь возможность доказать, что любые системные сбои, обновления программного обеспечения или регулярная эксплуатация системы управления документами не влияют на качество сохранности документов. Сотрудники, создающие документы, должны понимать, как эти требования влияют на действия, которые они выполняют.

Соответствие системы управления документами таким требованиям следует регулярно проверять, а документы этих проверок следует хранить в целях доказательства. Системность работ в сфере управления документами достигается путем проектирования и применения как системы управления документами, так и других систем управления деловой деятельностью. Система управления документами должна иметь точную документально зафиксированную политику, распределение ответственности и формальную методологию управления ею.

При принятии решений, связанных с проектированием и внедрением системы управления документами и поддерживанием ею процессов управления документами, следует принимать во внимание необходимость их соответствия организационным структурам управления. Эти сведения могут быть зафиксированы в метаданных о документе или в контрольных протоколах системных процессов. Протоколы контроля системных процессов следует хранить, как минимум, столько же, сколько хранят документ, к которому они относятся.

Выбор носителя информации зависит от сроков хранения документов. Система управления документами должна быть подготовлена к чрезвычайным ситуациям так, чтобы определять и уменьшать риски. Во время и после восстановления деятельности организации, пострадавшей от чрезвычайных ситуаций, система управления документами должна сохранять свою целостность и демонстрировать это.

В некоторых случаях, если правовая и нормативная среда позволяют это, документы допускается физически хранить в одной организации, а управление ими и ответственность за них можно возлагать либо на организацию-создателя, либо на другой полномочный орган.

Такой порядок размещения, различающий хранение, владение и ответственность за документы, характерен для электронных документов, размещенных в электронных системах управления документами. Перемещение документов может происходить в любое время, при этом оно должно быть контролируемо и документально оформлено. Системы управления документами должны иметь и применять средства контроля доступа, чтобы обеспечивать сохранность документов.

Они должны обеспечивать создание и поддержку протокола контроля системных процессов или другие методы, позволяющие эффективно защищать документы от несанкционированного использования, изменения или уничтожения. Действия по отбору и передаче документов на дальнейшее хранение или уничтожение могут быть предприняты в любой период жизненного цикла документа, в том числе на стадии проектирования системы управления документами.

Должна быть предусмотрена возможность автоматического отбора изъятия документов из системы управления документами для передачи их на дальнейшее хранение или уничтожение. Системы управления документами должны поддерживать протоколы контроля системных процессов или другие методы, обеспечивающие отслеживание всех действий по отбору и передаче документов на дальнейшее хранение или уничтожение.

При проектировании и внедрении системы управления документами особое значение имеет методология ее проектирования и внедрения, включающая нижеперечисленные этапы. Методология, описываемая в перечислениях а -h , не является линейной. Эти задачи допускается выполнять на различных стадиях, многократно, частично или полностью, в соответствии с организационными потребностями, официальными требованиями и изменениями организационной среды или среды управления документами.

Стратегия может быть применена к каждому требованию к документам отдельно или в комбинации. Стратегия должна быть выбрана на основе степени риска в случае невыполнения требования либо в рамках функции для поддержания которой предназначена система управления документами , существующей системной среды или корпоративной культуры, в которой применяют стратегию, согласно разделу 7. Это может быть проведено путем интервьюирования работников и основных исполнителей с помощью анкет, наблюдения за системой в действии, изучения процедурных инструкций, учебных материалов и другой документации, а также путем проведения выборочных проверок качества документов, использования контрольных мер; - сопровождение системы управления документами путем проверки и оценки ее работы; - поддержка работы системы управления документами путем инициирования и мониторинга корректирующих действий; - контроль функционирования системы управления документами путем установления режима непрерывного мониторинга и регулярной оценки.

В случае прекращения использования системы управления документами или утраты ею легитимности документы больше не следует включать в эту систему, однако находящиеся в ней документы должны быть доступны. Документы могут быть перемещены из системы управления документами в соответствии с действующими правилами хранения и отбора передачи или в соответствии со стратегиями конвертирования и миграции.

Процесс прекращения применения системы управления документами должен быть документально зафиксирован в той мере, в которой это потребуется для сохранения аутентичности, достоверности, пригодности для использования и целостности документов, по-прежнему находящихся в этой системе, включая планы конвертирования или преобразования данных см. Определение состава документированной информации, подлежащей включению в систему управления документами, базируется на анализе нормативной среды и потребностей деловой деятельности и отчетности, а также на оценке степени рисков в случае, если эти документы не будут включены в систему.

Требования могут различаться в зависимости от типа организации, правового и социального контекста, в котором она действует. Документы создают в самой организации и получают извне на различных носителях и с использованием постоянно меняющихся технологий.

Документированная информация является динамичной, она может быть создана множеством исполнителей, существовать в нескольких версиях и находиться на различных стадиях формирования в течение различных периодов времени. Документированную информацию следует включать в систему управления документами в качестве документов и связывать с метаданными, характеризующими ее особый деловой контекст, в случае, если она побуждает организации к действию, служит для их отчетности, а также документально фиксирует действия, решения или процессы принятия решений.

Принятие решений о сроках хранения документов в системе управления документами основывается на оценке нормативной среды, потребностей деловой деятельности и отчетности, а также на оценке рисков. В начале процесса к принятию таких решений следует привлекать структурные подразделения, администрирующие конкретный вид деловой деятельности, ответственного сотрудника службы управления документами и другие лица, причастные к этому процессу, в соответствии с внешней и внутренней политикой управления документами или стандартами.

Правовыми или иными требованиями нормативной среды устанавливаются минимальные сроки хранения документов в системе управления документами, вместе с тем к решению этого вопроса следует привлекать уполномоченные органы архивные органы или аудиторов.

При определении сроков хранения документов следует учитывать права и интересы всех заинтересованных лиц. Принимаемые решения не должны преднамеренно нарушать какие-либо права доступа. Управление хранением документов должно осуществляться для: В состав заинтересованных лиц могут входить деловые партнеры, клиенты и другие лица, на которых влияют решения и действия данной организации, а также те, кому организация должна предоставлять доступ к своим документам в целях отчетности аудиторы, органы власти и управления, органы следствия, архивные органы или исследователи ,.

К документам длительного или постоянного срока хранения обычно относят документы, которые: Включением документов в систему управления документами достигаются следующие цели: При включении документа в электронную систему управления документами ему могут быть присвоены метаданные, включенные, присоединенные или связанные с ним независимо от его формата.

Это должно быть предусмотрено в процедурах системы управления документами. Такие метаданные особенно необходимы для контроля статуса, структуры и целостности документа в любое время, а также для показа его связей с другими документами.

Методы, обеспечивающие включение документа в систему управления документами, могут включать в себя: В системе управления документами, осуществляющей процессы регистрации: Основным назначением регистрации является обеспечение доказательства того, что документ был создан или включен в систему управления документами, а дополнительным назначением - упрощение поиска документа.

Регистрация включает в себя краткое описание документа или запись метаданных о документе, а также присвоение документу идентификатора, уникального внутри определенной системы управления документами. Регистрация формализует включение документа в систему управления документами. Документы могут быть зарегистрированы в системе управления документами как централизованно, так и децентрализованно. В электронной среде системы управления документами могут быть спроектированы так, чтобы регистрировать документы посредством автоматических процессов, не требующих вмешательства сотрудника службы управления документами.

Классификационные системы могут использоваться для поддержки различных процессов управления документами. ИСО —96 Системы управления окружающей средой. Требования и руководство по применению. Информационная система, обеспечивающая сбор документов включение документов в систему , управление документами и доступ к ним в течение времени.

Зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Право, возможность, средства для поиска, использования или извлечения информации. Процесс проставления условных обозначений и составления указателей, служащих для упрощения доступа к документам и или информации. Систематическая идентификация и упорядочение деловой деятельности и или документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами, представленными в классификаторе.

Процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой. Создание, включение в систему и сохранение информации о движении и использовании документов.

Процесс отслеживания временных рамок совершения действий, а также процесс установления связи этих отдельных действий с деловой деятельностью в целом. Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени.

Действие по перемещению документов из одной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования. Процессы и операции по обеспечению технической и интеллектуальной аутентичности документов в течение времени.

Процессы реализации управленческих решений, зафиксированных в перечнях документов или других инструментах управления документам,. Принцип, в соответствии с которым частные лица, организации и общество ответственны за свои действия. Действие по присвоению документу уникального идентификатора при его вводе в систему.

Процесс уничтожения документов без какой-либо возможности восстановления. Совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения деловых управленческих операций. Управление документами распространяется на практическую деятельность как управляющих документами, так и любых других лиц, создающих или использующих.

Управление документами в организации включает:. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет организациям и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий. Система управления документами позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, который может поддерживать последующую деятельность и отдельные решения, а также обеспечивать подотчетность всем заинтересованным сторонам.

Всем организациям необходимо идентифицировать регулирующую их деятельность среду и требования к документированию их деятельности. Политика и процедуры деятельности организаций должны учитывать регулирующую среду. Нормативные документы, отражающие деятельность организации, должны содержать соответствующие доказательства ее соответствия регулирующей среде. Тип организации и отрасли, к которой она принадлежит, позволяют определить, какие из этих элементов регулирующей среды по отдельности или вместе в наибольшей степени применимы к требованиям по управлению документами в конкретной организации.

Организация, стремящаяся к соблюдению требований настоящего стандарта, должна принять, документально зафиксировать, поддерживать и распространять политику, процедуры и практику управления документами с тем, чтобы обеспечить необходимые для работы свидетельства, отчетность и информацию о своей деятельности.

Организации должны определить и документально зафиксировать политику в области управления документами. Стандарт может быть очень полезен для убеждения начальства и коллег из других подразделений в том, что управление документами - необходимый элемент деловой деятельности, на который имеет смысл выделять деньги и ресурсы.

Он также может пригодиться при написании регламентов и других внутренних нормативных. Назначение ГОСТ ИСО n n Стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для внутреннего или внешнего пользования.

Положения стандарта являются рекомендациями n n в отношении создания систем управления документами, включения в них документов, обеспечения соответствия подлинных документов установленным в стандарте характеристикам аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования и др.

Назначение ГОСТ ИСО n n Действие ГОСТ Р ИСО -1 распространяется на документы всех форматов и на всех носителях , создаваемые или получаемые государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена такая обязанность. Стандарт носит рекомендательный характер, что установлено Федеральным законом от Область применения n Стандарт: Область применения n Стандарт предназначен для: Руководителей организаций n Специалистов в области управления документами, информацией, технологиями; n Сотрудников организаций n Других частных лиц, обязанных создавать и сохранять документы.

Термины и определения n n n Документная система; система управления документами: Зафиксированная на материальном носителе индексируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. Данные описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течении времени. Термины и определения n n Миграция: