Гост на термины и определения 2013

У нас вы можете скачать гост на термины и определения 2013 в fb2, txt, PDF, EPUB, doc, rtf, jar, djvu, lrf!

Термины-синонимы без пометы "Нрк" приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными. Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации. Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером. Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина.

Помета не является частью термина. Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия.

Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте. Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и или использующих результаты этих работ.

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты: Стандарты национальные Российской Федерации. Принципы и методы Примечание - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю "Национальные стандарты", который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты" за текущий год.

Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанием выше годом утверждения принятия. Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов. Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами. Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации. Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.

Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов. Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке. Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства. Документ, информация которого представлена в электронной форме.

Структурированная информация, зафиксированная на носителе. Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения и воспроизведения речевой, звуковой или изобразительной информации. Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ. Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

Свойство официального документа вызывать правовые последствия. Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному. Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.

Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения. Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени. Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Первый или единственный экземпляр документа. Повторный экземпляр подлинника документа.

Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Копия документа, созданная в электронной форме. Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Копия части документа, заверенная в установленном порядке. Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности. Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным цифровым способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений - статичных образов. Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений - динамичных образов. Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным цифровым способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений - динамичных образов.

Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.

Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности. Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов. Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.

Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда. Вечное хранение документов без права их уничтожения. Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами. Возможность и условия получения и использования документа. Запись информации на носителе по установленным правилам. Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.

Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения. Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста. Перечень установленных к применению унифицированных форм документов. Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.

Проставление на документе необходимых реквизитов. Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами. Часть официального документа с отметками визами о согласовании. Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием. Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.

Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица. Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.

Способ придания документу правового статуса. Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа. Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему. Реквизит, обозначающий время подписания утверждения документа или зафиксированного в нем события.

Реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации - автора документа. Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа. Основная содержательная часть документа. Реквизит, содержащий информацию о получателе документа. Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе документах.

Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией. Реквизит, используемый для придания копии правового статуса. Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ. Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы системы электронного документооборота. Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут. Количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени. Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.

Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой. Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования. Обработка документов проверка целостности, комплектности, сортировка и др.

Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение. Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму. Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Документ карточка, журнал , в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля. Номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр. Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.

Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. Реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.

Повторный экземпляр подлинника документа. Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Копия документа, созданная в электронной форме. Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Копия части документа, заверенная в установленном порядке. Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности. Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным цифровым способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений - статичных образов. Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений - динамичных образов. Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным цифровым способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений - динамичных образов.

Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.

Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности. Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов. Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов. Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.

Вечное хранение документов без права их уничтожения. Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами. Возможность и условия получения и использования документа. Запись информации на носителе по установленным правилам. Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.

Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению. Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения. Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста. Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.

Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению. Проставление на документе необходимых реквизитов. Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами. Часть официального документа с отметками визами о согласовании. Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.

Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме. Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица. Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.

Способ придания документу правового статуса. Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа. Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему. Реквизит, обозначающий время подписания утверждения документа или зафиксированного в нем события. Реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации - автора документа.

Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа. Реквизит, содержащий информацию о получателе документа. Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе документах. Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.

Реквизит, используемый для придания копии правового статуса. Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ. Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы системы электронного документооборота. Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут. Количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.

Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе. Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой. Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования. Обработка документов проверка целостности, комплектности, сортировка и др.

Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение. Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.

Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Документ карточка, журнал , в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.

Номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр. Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом. Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним. Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения. Совокупность документов, образующихся в деятельности организации. Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.

Основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело. Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела. Подготовка дела к передаче на архивное хранение. Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела. Документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.

Документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела. Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации. Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.

Исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением утилизацией в установленном порядке. Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению. Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.

Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода. Совокупность документов, объединенных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам. Определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда.

Юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд. Комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов. Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения архивных документов.

Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов. Совокупность противопожарных и охранных мер, температурно-влажностных, санитарно-гигиенических и световых условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.

Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению. Система мероприятий по предохранению документа от разрушающего воздействия внешней среды.

Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов. Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях сохранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения подлинника. Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных архивных документов. Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа.

Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации государственными органами и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. Определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием. Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации на уровне субъекта Российской Федерации и государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

Единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках. Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.

Учетный документ, содержащий в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве и составе архивных документов, состоянии их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного фонда.

Обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива официальной аббревиатуры , номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета.

Установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции. Документ, содержащий сведения о точном местонахождении архивных фондов в архивохранилище. Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

Признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов. Организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных. Систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения.